Korespondencja firmowa – najlepsze typy kopert do biura

Korespondencja firmowa wymaga zaopatrzenia się w szeroką gamę kopert. Ma tu znaczenie zarówno ich rozmiar, jak i grubość oraz odpowiednie dodatki. Wiemy, że osoby, które po raz pierwszy planują zakup tego typu artykułów do biura, sekretariatu czy urzędu, mogą mieć problem z wyborem właściwych produktów. Koperty różnią się rozmiarem, sposobem zamknięcia oraz dodatkowymi wzmocnieniami. Właśnie dlatego podpowiadamy, jak wybrać kopertę firmową w zależności od planowanej wysyłki oraz co warto mieć pod ręką na co dzień.

Jaki rozmiar koperty wybrać?

Wyróżnia się trzy główne wymiary kopert. Określa się je literami alfabetu: A, B i C. Jaki rozmiar koperty wybrać? Największa w tym przypadku jest koperta C. Bardzo często wykorzystywany format to A4, przy czym lista zaczyna się od A0 o powierzchni 1m2, następnie mamy więc A1, A2, A3 itd. Mają one wielkość każdego kolejnego rozmiaru podzielonego na pół. Inne przykłady? 

• Koperta B4 ma 250 × 353 mm to rozmiar, w którym mieści się koperta C4.
• Koperta B5 mierzy 176 × 250 mm, a w środku mieści się koperta C5.
• Koperta B6 ma 125 × 176 mm i może do niej trafić koperta C6.
• Koperta C4 o wymiarach 229 × 324 mm mieści format A4.
• Koperta C5 mierząca 162 × 229 mm mieści format A5 lub raz zgięty A4.
• Koperta C6 o wymiarach 114 × 162 mm nadaje się do spakowania formatu A6.

Wierzymy, że nasze wskazówki pomogą w tym, jaki rozmiar koperty wybrać. Podkreślamy, że ma to spore znaczenie. Otóż niezależnie od tego, czy to koperty bąbelkowe, ozdobne czy zwykłe, nie można dopuścić do przesuwania się ich zawartości w czasie transportu. To prosta droga do uszkodzenia przesyłki.

Rodzaje kopert ze względu na rodzaj zamknięcia

Rozważając, jakie koperty wybrać do firmy, polecamy zwrócić uwagę na typ zamknięcia. Wyróżnia się trzy rodzaje ich zaklejania. Pierwsze z nich to klasyczne zamknięcie klejone na mokro, które wymaga zwilżenia paska z klejem, aby mógł on zadziałać. Za wygodniejsze i pozwalające na oszczędność czasu (zwłaszcza przy wysyłce wielu listów) uznaje się zamknięcie samoklejące. Aby szczelnie zakleić kopertę, wystarczy w tym wypadku zamknąć jej dwie klapy. Inne godne uwagi rodzaje kopert? Na pewno produkty samoklejące z paskiem, które również zapewniają wysoki komfort użytkowania. W tym wypadku odrywa się po prostu pasek zabezpieczający klej i łączy dwie części koperty. Wobec tego, jakie koperty wybrać do biura czy firmy? Tutaj wiele zależy od tego, ile korespondencji wysyłamy. Przy wielu listach dziennie polecamy warianty z paskiem lub samoklejące.

Koperty eleganckie a standardowe

Omówiliśmy już wymiary kopert oraz typy ich klejenia, czas więc na przyjrzenie się gramaturze papieru. Otóż im jest ona wyższa, tym grubsza, a zarazem bardziej wytrzymała będzie koperta. W standardowym użytku firmowym najczęściej wykorzystuje się papier o gramaturze od 80 g/m2 do 100 g/m2. Jednak już koperty eleganckie mają zwykle wyższą gramaturę, która zapewnia atrakcyjniejszy efekt wizualny. Zwykle bywają dość sztywne oraz występują w różnych kolorach. Ciekawie prezentują się także w wydaniu metalicznym lub o oryginalnej fakturze. Wspaniale spisują się podczas wysyłania np. zaproszeń czy podziękowań. Do naszej oferty trafiły m.in. czarne czy czerwone koperty, które fantastycznie sprawdzą się np. podczas świąt Bożego Narodzenia. Inne koperty eleganckie? Dobry wybór to również modele kwadratowe, które wyróżnia nietypowy kształt.

Jakie koperty wybrać do firmy – dodatki

Zastanawiając się, jak wybrać kopertę firmową, warto też rozważyć dodatkowe elementy, które ma zawierać. O czym mowa? Dodatek, który znacznie ułatwia adresowanie przesyłek biurowych to okienko. To mały przezroczysty element. Po właściwym umieszczeniu kartki we wnętrzu koperty adres stanie się doskonale widoczny. Jednak należy przy tym pamiętać o właściwym projekcie układu dokumentu. Kolejny dodatek, który sprawi, że korespondencja firmowa zyska bardziej oficjalny wygląd to nadruk. To ważny element identyfikacji wizualnej w każdym przedsiębiorstwie, dlatego na pewno warto rozważyć tę opcję. To wyraźny znak, że dana firma dba o profesjonalne podejście do klienta.

Wysyłka dokumentów może też odbyć się z wykorzystaniem kopert bąbelkowych. Stanowią one pewne zabezpieczenie dokumentów, a przy tym nie ważą wiele, dlatego nie zwiększają kosztów wysyłki. Koperty bąbelkowe podobnie jak inne typy kopert występują w wielu rozmiarach, dlatego znalezienie tych idealnych okazuje się bardzo proste. A jakie koperty wybrać do biura, w którym wiele dokumentów nie można zginać? W takich wypadkach używa się także specjalnie wzmocnionych kopert ze stroną z kartonu. Taka konstrukcja to pewne zabezpieczenie przed zgnieceniem kartek na każdy etapie przesyłki.

Koperty standardowe z poddrukiem

Wyżej wymieniliśmy rozmaite typy kopert, ale to nie wszystko, co trzeba uwzględnić przy zakupie tego typu artykułów papierniczych. Ogromne znaczenie ma także tzw. poddruk, czyli nadruk wewnątrz koperty. To bardzo ważny element, którego nie należy ignorować. Dlaczego? Otóż sprzyja on zachowaniu tajemnicy korespondencji. Niebieskie lub szare zadrukowanie uniemożliwia odczytanie korespondencji bez otwierania koperty. Całkowicie biały z każdej strony papier to ryzyko, że po umieszczeniu koperty w ostrym świetle, część informacji zostanie odczytana przez niepowołane osoby.

Wiedząc już, jakie koperty wybrać do firmy, trzeba pamiętać, że najlepiej, aby kupować je w korzystnych cenowo zestawach. W większości przedsiębiorstw wysyłanie korespondencji jest na porządku dziennym, dlatego nie ma sensu kupować ich w niewielkich pakietach. Koperty standardowe pakuje się po 50, 100 czy nawet 1000 sztuk.

W naszej ofercie znajdują się koperty standardowe oraz eleganckie, dlatego zapewniamy, że zakup elementów korespondencji firmowej przestanie sprawiać jakiekolwiek problemy. Koperta B5 czy koperta B4? Te oraz mnóstwo innych produktów zawiera asortyment Liberty. Oczywiście przygotowaliśmy również inne artykuły biurowe, jak choćby stojak na koperty, które sprawią, że ich wysyłka przebiegnie naprawdę sprawnie.