Zarządzanie korespondencją w firmie – 7 wskazówek
Spis treści:
Co to jest zarządzanie korespondencją w firmie?
Dlaczego zarządzanie korespondencją jest ważne?
Elektroniczna korespondencja w firmie
Polityka firmy dotycząca korespondencji
Wskazówki dotyczące zarządzania korespondencją w firmie
Zarządzanie korespondencją w biurze to jeden z podstawowych procesów zachodzących w każdej firmie czy instytucji. Mogłoby się wydawać, że to proste zadanie, wymagające po prostu gromadzenia i segregowania dokumentów. W rzeczywistości profesjonalne zarządzanie korespondencją jest znacznie trudniejsze. Każda korespondencja musi być odpowiednio sklasyfikowana, dekretowana, odnotowana oraz przechowywana. Jak to robić prawidłowo? Podpowiadamy.
Procedury obiegu dokumentów
Podstawą każdego zarządzania korespondencją w biurze jest stworzenie indywidualnych procedur firmowych. Procedury obiegu dokumentów pozwolą zachować większy porządek w przedsiębiorstwie, co wpływa na wydajność i efektywność pracy. Dzięki nim możliwe jest płynne prowadzenie biznesu, brak zatorów dotyczących konkretnych decyzji czy tematów oraz utrzymanie dobrych relacji z kontrahentami.
Każda firma może stworzyć własne procedury, dostosowane do swych możliwości, prowadzonego biznesu i ilości otrzymywanej oraz wysyłanej korespondencji. Standardowa procedura obiegu dokumentów i korespondencji w firmie obejmuje 5 czynności. Należą do nich:
– tworzenie dokumentów,
– rejestrowanie dokumentów,
– porządkowanie dokumentów,
– klasyfikacja dokumentów,
– archiwizacja dokumentów.
Procedury te można dowolnie modyfikować, dopasowując je do potrzeb danego przedsiębiorstwa. Ich opracowanie znacznie ułatwia codzienne prowadzenie działalności i funkcjonowanie firmy. Dobra organizacja wewnętrznego obiegu pism i korespondencji jest ważna dla zapewnienia sprawnego i właściwego załatwiania spraw.
Osoby odpowiedzialne za obieg korespondencji
Poza opracowaniem procedur ważne jest też wskazanie osób odpowiedzialnych za obieg dokumentów i korespondencji. W większych firmach i instytucjach zazwyczaj zajmuje się tym sekretariat. Wyspecjalizowani w tym zakresie pracownicy przyjmują i wysyłają korespondencję, segregują ją, prawidłowo opisują i przekazują do adresatów.
Dziennik korespondencyjny – niezastąpiony w biurze i urzędzie
Obieg korespondencji w urzędach publicznych, biurach i firmach zwykle ma początek w sekretariacie. Pracownicy sekretariatu przyjmują pocztę przychodzącą, pisma i dokumenty, a następnie rejestrują je tak, aby po dekretacji mogły zostać rozdysponowane między pracownikami odpowiednich działów. Niektóre z nich trafiają do segregatorów, jednakże znacznie wygodniejszym i praktyczniejszym rozwiązaniem, które ułatwia przebieg informacji w organizacji, jest dziennik korespondencyjny.
Czym jest dziennik korespondencyjny?
Zanim przejdziemy do dokładniejszego omówienia zalet tego rozwiązania, wyjaśnimy, czym jest dziennik korespondencyjny. To rodzaj rejestru w formie zeszytu z rubrykami, które pozwalają na precyzyjne odnotowanie daty wpłynięcia dokumentu do sekretariatu. Dzięki temu w ciągu zaledwie kilku chwil można znaleźć datę wpływu dokumentu, a także adres nadawcy oraz jego dane. Niektóre dzienniki korespondencyjne zawierają ponadto dodatkowe rubryki, w które można wpisać nadaną sygnaturę, miejsce do pokwitowania odbioru przez delegowanego do realizacji pracownika, a także skrócony opis sprawy. W dzienniku można też zapisać informacje dotyczące korespondencji wychodzącej.
Rejestr ten umożliwia zatem wygodne uporządkowanie napływającej korespondencji. To nieodzowne narzędzie służące zachowaniu danych przydatnych do celów prawnych czy księgowych. Ułatwia prawidłowe funkcjonowanie biura. Dzięki niemu żadne pismo, list czy umowa, które przyjdą do firmy, nie zagubią się. Profesjonalne dzienniki korespondencyjne są produkowane z wysokiej jakości, sztywnej i mocnej tektury, która zapewnia trwałość zapisów przez wiele lat. To daje pewność, że rejestr nie ulegnie zniszczeniu nawet pod wpływem intensywnego użytkowania. Po zapełnieniu dziennika można go łatwo zarchiwizować. Dzięki swym wymiarom z powodzeniem zmieści się na półkach czy w szafach archiwum.
Dziennik korespondencyjny – cena
Ile kosztuje dziennik korespondencyjny? Cena produktu zależy od kilku czynników, w tym przede wszystkim materiału wykonania (niektóre modele mogą mieć okładki wykonane ze skóry, co przekłada się na nieco wyższy koszt) oraz liczby kartek. Im grubszy jest zeszyt, tym cena zazwyczaj jest wyższa.
Koszt najtańszych dzienników korespondencyjnych zaczyna się od około 17 złotych za sztukę. W przypadku zakupu większej ilości przedmiotów zazwyczaj można liczyć na rabaty dla firmy od sprzedawcy. Z całą pewnością zakup dziennika korespondencyjnego nie jest więc dużym wydatkiem dla instytucji, zwłaszcza biorąc pod uwagę korzyści, jakie zapewnia firmie. Jest też na pewno znacznie tańszym rozwiązaniem niż korzystanie ze specjalistycznego oprogramowania do zarządzania korespondencją w biurze.
Zarządzanie korespondencją w biurze przy użyciu programu
Alternatywą dla dziennika korespondencyjnego może stać się specjalistyczne oprogramowanie do zarządzania korespondencją. Rozwiązanie to sprawdza się zwłaszcza w przypadku dużych przedsiębiorstw, korporacji i instytucji. Jest szczególnie polecane w przypadku firm i organizacji, które każdego dnia otrzymują, wysyłają i przetwarzają masowe ilości listów, dokumentów i plików.
Profesjonalne oprogramowanie pozwala zarejestrować korespondencję przychodzącą i wychodzącą, przekierować ją do odpowiednich działów i pracowników, śledzić obieg korespondencji otrzymywanej i dostarczanej do adresatów, a także zarządzać operatorami pocztowymi. Nowoczesne oprogramowanie umożliwia ponadto załączanie plików podczas rejestracji dokumentacji, skanowanie dokumentów i prowadzenie książki nadawczej.
Dziennik korespondencyjny czy oprogramowanie?
Specjalistyczne oprogramowanie to wygodna opcja, wymagająca jednak odpowiedniego przeszkolenia personelu obsługującego program. Zakup oprogramowania jest też znacznie droższy niż dzienniki korespondencyjne. Trzeba też mieć na uwadze, że w przypadku awarii sieci komputerowej albo internetu pracownicy zostają odcięci od programu, a tym samym korespondencji. W takim przypadku niemożliwe jest np. wyszukanie listu od konkretnego nadawcy albo dla danego adresata. Z tych powodów tradycyjne rozwiązanie, jakim jest dziennik korespondencyjny, wydaje się znacznie lepszą propozycją.