Segregatory biurowe – jak wybrać właściwe dla swoich dokumentów?

Właściwa organizacja papierowej dokumentacji to klucz do sukcesu w wykonywaniu codziennych obowiązków. Dzięki prostym rozwiązaniom, które nie wymagają dużych nakładów finansowych, jesteśmy w stanie osiągnąć ład i porządek w papierowych dokumentach, umożliwiając szybki dostęp do nich w razie potrzeby. Podstawowym wyposażeniem większości biur stają się zatem segregatory, które od lat służą do przechowywania, organizacji i archiwizacji ważnych dokumentów w firmie.

Jak wybrać najlepsze segregatory biurowe do dokumentów? Czy w dobie powszechnej cyfryzacji segregatory fizyczne nie tracą na znaczeniu? Co sprawia, że ich efektywność wciąż stoi na wysokim poziomie?

Zasada działania segregatora biurowego

Mechanizm działania segregatora biurowego nie wymaga głębokiej analizy. Cechuje się niezwykłą prostotą, lecz również zaskakującą efektywnością. O skuteczności segregatorów niech świadczy fakt, że pozostały one w niezmienionej formie od daty ich wynalezienia, przypadającej na rok 1896. Materiał do produkcji segregatorów ulega modyfikacjom i modernizacjom, jednak co do zasady rozwiązanie to jest na tyle funkcjonalne, że nie wymagało żadnych dodatkowych ulepszeń.

Skoroszyt składa się z tekturowej, plastikowej lub polipropylenowej konstrukcji, otaczającej pełny obrys przechowywanych w nim dokumentów. Wymiary segregatora muszą być dopasowane do przewidywanego użytkowania. O wymiarach opowiemy więcej nieco poźniej; tutaj warto jedynie wiedzieć, że ogromna gama dostępnych produktów na rynku pozwala na dobranie segregatora pod kątem indywidualnych preferencji i warunków przestrzennych.

Sercem każdego segregatora staje się mechanizm wewnętrzny, który przybiera postać specjalnych otwieranych kółek. Służą one do umieszczenia w nich dokumentów uprzednio włożonych w koszulki. Dzięki takiemu rozwiązaniu nie trzeba tworzyć dziur w papierze za pomocą dziurkacza, a sam dostęp do dokumentacji jest znacznie ułatwiony i nie wymaga wypinania jej z segregatora. Wystarczy, że wysuniemy poszukiwany dokument z koszulki, ograniczając czas potrzebny na czynności mechaniczne związane z obsługą segregatora.

Sposób otwierania mechanizmu wewnętrznego w segregatorze występuje w dwóch wersjach. Ręczne otwieranie zakłada konieczność mechanicznego rozdzielenia dwóch połówek ringowych, a następnie ich złączenia. Nieco bardziej zaawansowanym rozwiązaniem okazuje się mechanizm dźwigniowy, który potrzebuje użycia minimalnej siły do otwarcia.

Segregatory dają możliwość podpisania swojej zawartości. Ich konstrukcja niemal zawsze uwzględnia dwie koszulki na kartki identyfikacyjne (jedna na bocznej stronie, druga na przodzie). Ten rodzaj sprzętu biurowego staje się zatem rozwiązaniem kompletnym, wymagającym od użytkownika jedynie systematycznego podpisywania dokumentów. Łatwość, precyzja i szybkość w odnajdywaniu potrzebnych dokumentów sprawiły, że segregatory zaskarbiły sobie uznanie każdego biura firmowego, gdzie wciąż zachodzi konieczność posiadania dokumentacji w formie fizycznej.

Rodzaje segregatorów

Segregatory występują w wielu rozmiarach i modelach, dopasowanych pod kątem określonego sposobu użytkowania. Najpopularniejszym produktem są bez wątpienia segregatory biurowe, wykazujące się doskonałą funkcjonalnością i mające powszechne zastosowanie. Ten typ segregatora odznacza się jednolitą kolorystyką, która nie domaga się wizualnej uwagi. Jednolite barwy pomagają w wypracowaniu schludnej i dobrze zorganizowanej przestrzeni biurowej. Segregatory przeznaczone do archiwizacji ograniczają zazwyczaj paletę barw do koloru szarego, pozwalając na zachowanie funkcjonalności przy jednoczesnym obniżeniu kosztu produkcji.

Podział segregatorów można stosować także w ramach kategorii materiałowej. W tym kontekście wyróżniamy segregatory plastikowe, segregator kartonowy czy segregatory polipropylenowe. Zastosowanie segregatorów polipropylenowych i segregatorów plastikowych ogranicza się najczęściej do miejsc o największej intensywności pracy. Od segregatorów na dokumenty wymaga się wówczas największej wytrzymałości, a sam mechanizm musi wytrzymać wielokrotne otwieranie i zamykanie.

Plastikowy segregator z miękką okładką sprawdzi się idealnie do przechowywanie podręcznych dokumentów. Domniemanym wykorzystaniem segregatora kartonowego pozostaje natomiast biuro firmowe, które wprawdzie zakłada archiwizację ważnych umów, dokumentacji pracowniczej lub wielu innych dokumentów, jednak częstotliwość dostępu do nich nie jest tak duża, jak w przypadku użytku korporacyjnego.

Wymiary segregatora na dokumenty

Na rynku dostępnych jest wiele wymiarów segregatorów, odpowiadających popularnym formatom arkuszy papieru. Oczywistym wyborem segregatora dla większości użytkowników staje się format A4, chociaż wśród segregatorów z miękką okładką lub twardym wykończeniem bez problemu znajdziemy także produkty w formacie A3. Ich celem staje się umożliwienie wygodnej archiwizacji większych dokumentów, jak np. projekty architektoniczne. Segregator A4 cienki to idealne rozwiązanie dla biur o mniejszym obrocie dokumentami, a także najlepsze narzędzie do transportowania wybranych partii dokumentacji. Zastosowanie segregatora A4 cienkiego kończy się jednak dla grubych plików umów, rozliczeń, czy dokumentacji szkoleniowej. W tym przypadku zdecydowanie lepiej skorzystać z twardych segregatorów polipropylenowych o dużej pojemności.

Analizując wymiary dostępnych segregatorów, nie możemy zapomnieć o ich pojemności wynikającej bezpośrednio ze średnicy ringów. Na rynku dostępne są segregatory o średnicach ringów wyrażonych w milimetrach: 16, 25, 30, 40, 50 oraz 60. Ten niepozorny element ma kluczowe zadanie, spajając całą konstrukcję i utrzymując plik dokumentów w całkowitym porządku.

Jak wybrać najlepszy segregator?

Opisaliśmy podstawowe funkcje, rodzaje i wymiary segregatorów biurowych. Jak zatem wybrać najlepsze rozwiązanie? Na to pytanie nie ma jednoznacznej odpowiedzi, gdyż każdy użytkownik posiada własne preferencje i przewidywane zastosowanie. Segregatory biurowe są jednak na tyle uniwersalne, a ich wybór tak duży, że z pewnością każde biuro lub osoba prywatna znajdzie produkt idealnie wpisujący się w indywidualne preferencje

Dodaj komentarz

Twój adres email nie zostanie opublikowany. Wymagane pola są oznaczone *