Jak organizować dokumenty biurowe?

To prawda, że odpowiednia organizacja dokumentów biurowych znacznie przyspiesza pracę i pozwala lepiej zapanować nad wszystkimi ważnymi projektami czy sprawami klientów. Co więcej, w niektórych przypadkach przechowywanie dokumentów musi trwać nawet kilka lat. Z tego też powodu warto posegregować je w taki sposób, aby w razie potrzeby móc szybko znaleźć potrzebne arkusze, ale żeby jednocześnie na co dzień nie zajmowały zbyt wiele miejsca. W tym celu często wykorzystuje się między innymi pudła archiwizacyjne pozwalające na wygodne przechowanie wszystkich ważnych dokumentów, do których nie musimy często zaglądać. Istnieje znacznie więcej praktycznych porad, dzięki którym zapanowanie nad wszelkiego rodzaju pismami stanie się prostsze.

 Teczki biurowe a przechowywanie dokumentów – jak prawidłowo je posegregować?

W obecnych czasach trudno znaleźć firmę, w której nie znalazłaby się ani jedna teczka biurowa. Tego typu akcesoria mogą w łatwy sposób usprawnić organizację wszelkiego rodzaju dokumentów, ale warto też pamiętać o tym, że ich niewłaściwe użycie często przynosi więcej strat niż korzyści. Powszechnym błędem jest umieszczanie dokumentów w teczce biurowej luzem, licząc, że w wolnej chwili znajdziemy czas, aby włożyć je do koszulki na dokumenty i poprawnie schować. Tymczasem w rzeczywistości okazuje się, że w większości przypadków o tym zapominamy, a znajdujące się w teczce pisma mogą się w międzyczasie zgubić lub zniszczyć. Z tego też powodu warto poświęcić kilkanaście sekund na schowanie do teczki biurowej na dokumenty wszystkich umów, potwierdzeń czy reklamacji.

Kiedy już schowamy dokumenty do koszulki foliowej i umieścimy je w odpowiedniej teczce lub skoroszycie, dobrym pomysłem będzie zadbanie o to, aby każda taka teczka była w poprawny sposób opisana. Bardzo dobrze sprawdzają się wówczas naklejane etykiety, z których w każdej chwili można zmazać podpis i napisać nowy. Dzięki temu możemy na bieżąco rozszerzać lub zawężać zawartość skoroszytu w zależności od potrzeb.

Organizację dokumentów biurowych ułatwiają także skoroszyty biurowe i teczki w różnych kolorach. W efekcie będziemy mogli szybko posegregować je kolorami względem kategorii czy poukładać w zależności od tego, jak bardzo są one istotne.

Koszulki foliowe na dokumenty – dlaczego warto się na nie zdecydować?

Decydując się na dłuższe przechowywanie dokumentów, dobrym rozwiązaniem będzie umieszczenie ich w dodatkowych koszulkach foliowych. Dzięki nim zmniejszymy ryzyko uszkodzenia różnego rodzaju pism – zapobiegniemy między innymi zagnieceniom czy zalaniom. Ponadto koszulki na dokumenty skutecznie chronią przed blaknięciem lub powstawaniem nieestetycznych odcisków palców na papierze. Warto także pamiętać o tym, że koszulki na dokumenty A4 i A5 usprawniają chowanie pism do skoroszytów czy segregatorów – często mają dodatkowe dziurki pozwalające na umieszczenie ich w segregatorach, dzięki czemu nie trzeba używać dziurkacza ani ingerować w papier.

Najpopularniejsze koszulki na dokumenty A4 mają miejsce do włożenia kartki od górnej strony. Mimo to wiele osób dostrzega, że takie rozwiązanie bywa niewygodne i zajmuje znacznie więcej czasu niż to konieczne. Szczególnie wtedy, gdy chcemy schować do jednej koszulki kilka lub kilkanaście kartek. Wówczas ciekawą alternatywą okazują się koszulki przypominające teczki – podobnie jak one mają osobne otwarcie, które znacznie ułatwia wkładanie oraz wyjmowanie dokumentów.

Wszystko, co warto wiedzieć o segregacji skoroszytów i segregatorów

Skoroszyty biurowe i segregatory w wielu firmach okazują się idealnym sposobem na przechowywanie różnego rodzaju dokumentów należących do jednej kategorii, na przykład dotyczących jednego klienta czy inwestycji. Dzięki skoroszytom możemy w łatwy sposób posegregować ważne pisma, które nie są bardzo obszerne, a następnie umieścić je w jednym segregatorze. Warto zadbać również o to, by zarówno skoroszyty do segregatora, jak i same segregatory były podpisane oraz ułożone kolorami. W rezultacie zaoszczędzimy cenny czas, a praca biurowa nie będzie kojarzyła się z koniecznością przeglądania setek dokumentów w poszukiwaniu tych odpowiednich.

Bardzo dużą zaletą skoroszytów jest także fakt, że nie zajmują one dużo miejsca i nie są ciężkie. Dzięki temu możemy zabrać potrzebne dokumenty ze sobą, jeśli musimy wcześniej wyjść z pracy lub chcemy posłużyć się nimi podczas ważnego zebrania czy konferencji. Warto jednak pamiętać o tym, by po powrocie do biura od razu odłożyć je na miejsce. Bardzo łatwo bowiem zgubić dane dokumenty, kładąc je podświadomie na innej półce czy szafce i obiecując sobie, że za kilka minut je schowamy.

Najważniejsze zalety pudeł archiwizacyjnych

Firmy, które muszą archiwizować niektóre dokumenty na okres kilku czy nawet kilkunastu lat, bardzo doceniają funkcjonalność pudeł archiwizacyjnych. Tego typu rozwiązanie pozwala na łatwe posegregowanie i dokładne opisanie dokumentów, z których nie korzystamy na co dzień, ale które z różnych przyczyn musimy przechowywać w bezpiecznym miejscu.

Pudło archiwizacyjne skutecznie chroni wszelkiego rodzaju pisma przed zniszczeniami wynikającymi na przykład ze szkodliwego działania promieni słonecznych. Co więcej, dzięki tego typu pudłom możemy sprawnie ułożyć wszystkie takie dokumenty w magazynie, zaoszczędzając tym samym miejsce na regałach. Każde pudło archiwizacyjne powinno mieć wówczas własną etykietę z dokładnym opisem zawartości. Jeśli w biurze mamy do wykorzystania nieco większą przestrzeń, warto także rozważyć umieszczenie w nim większych pudeł na dokumenty, które chcemy mieć zawsze w zasięgu ręki. Pudła na dokumenty okazują się idealnym rozwiązaniem w przypadku wielostronicowych umów czy wszelkiego rodzaju protokołów.

O czym jeszcze warto pamiętać podczas segregacji dokumentów w biurze?

Najpowszechniejszym błędem popełnianym w trakcie segregacji ważnych i mniej ważnych dokumentów jest odkładanie tego na później. W efekcie wokół nas często tworzą się małe stosy kartek, które wraz z upływem czasu coraz trudniej ułożyć na swoim miejscu. Tego typu nieporządek znacznie utrudnia koncentrację oraz poszukiwanie potrzebnych w danej chwili pism. Zwiększa także ryzyko, że zgubimy którąś z kartek. Dlatego też niezwykle pomocne okazuje się wyrobienie nawyku regularnego odkładania na miejsce każdego dokumentu. Mimo że na początku może przychodzić to bardzo opornie, z czasem stanie się coraz bardziej naturalne, aż do momentu, w którym segregowanie dokumentów okaże się oczywistością.

Dodaj komentarz

Twój adres email nie zostanie opublikowany. Wymagane pola są oznaczone *