Archiwizacja dokumentów biurowych – jak przebiega?

 

Spis treści:
Archiwizacja dokumentów biurowych – co to jest i dlaczego jest ważna?
Rodzaje dokumentów biurowych i wymagania przechowywania
Sposoby archiwizacji dokumentów biurowych
System numeracji dokumentów i ich indeksacja

 

Co roku każda firma czy instytucja wytwarza mnóstwo dokumentów papierowych. Pomimo postępującej cyfryzacji dokumentacja w wersji wydrukowanej wciąż stanowi najczęściej stosowany sposób przechowywania i obsługi niezbędnych umów, wniosków czy formularzy. Firmowe archiwum pomoże w zachowaniu porządku i odpowiedniej organizacji dokumentacji w firmie. Jak archiwizować dokumenty? Jak przebiega ten proces? Podpowiedzi znajdziesz w poniższym artykule.

Archiwizacja dokumentów biurowych – dlaczego jest ważna?

Zarządzanie dokumentami zawierającymi istotne dane stanowi jeden z ważniejszych obszarów działania firm. Jednocześnie rośnie liczba regulacji prawnych z zakresu prawidłowego przechowywania tzw. wrażliwych danych i dokumentów. Co istotne, właściwe przechowywanie informacji nie jest jedynie ustawową koniecznością, ale również skuteczną metodą na zapewnienie pełnej kontroli oraz bezpieczeństwa nad obiegiem dokumentacji w przedsiębiorstwie. Ponadto archiwizacja dokumentów pozwala zaoszczędzić cenne miejsce w biurze oraz wpływa na jego estetyczny wygląd, co wzbudza zaufanie u klientów bądź kontrahentów, a także usprawnia pracę całej załogi. Przekłada się ponadto na wydajność pracowników, którzy nie muszą tracić czasu na poszukiwania konkretnych akt czy umów. Prawidłowe zarchiwizowanie dokumentacji przynosi zatem wiele korzyści i ułatwia prowadzenie firmy.

Czym jest archiwizacja dokumentów pracowniczych?

Zanim przejdziemy do przedstawiania zasad i przebiegu procesu archiwizacji, wyjaśnijmy pokrótce, co to jest archiwizacja dokumentów. W największym skrócie jest to kompleksowy proces, który obejmuje tworzenie, klasyfikowanie oraz zabezpieczanie w odpowiedni sposób całej dokumentacji firmowej.

Dokumenty przechowywane w przedsiębiorstwach i instytucjach można podzielić na dwa rodzaje: archiwalne oraz niearchiwalne. Pierwszy typ, czyli archiwalia należące do kategorii A, to dokumentacja, która musi być przechowywana wieczyście. Powstaje w jednostkach organizacyjnych wytypowanych przez archiwum państwowe. Zalicza się do nich np. dokumentacja techniczna o dużym znaczeniu, rejestry publiczne (hipoteki, rejestry zastawów, notariaty), oryginały planów i map, akta sądowe, księgi stanu cywilnego oraz inne.

Materiały niearchiwalne to z kolei dokumenty kategorii B, które można zniszczyć po upływie określonego w przepisach czasu przechowywania. Należą do nich np. akta pracownicze, protokoły egzaminacyjne albo świadectwa szkolne. Ten rodzaj materiałów jest najczęściej przechowywany w przedsiębiorstwach.

Archiwizacja dokumentów – zasady

Najważniejsze zasady archiwizacji dokumentów papierowych określają stosowne przepisy ustawy. Podstawą archiwizacji jest właściwe sklasyfikowanie dokumentów. Do klasyfikacji stosuje się zazwyczaj trzy kryteria: dotyczące dostępności do dokumentów osób trzecich, obejmujące podział informacji ze względu na nośnik oraz dotyczące wartości archiwalnej dokumentacji. Zgodnie z aktualnymi przepisami Ustawy o archiwizacji wszystkie instytucje wytwarzające w czasie swego działania dokumenty archiwalne są zobowiązane do prowadzenia archiwów. Przedsiębiorstwa i instytucje, które wytwarzają tylko materiały niearchiwalne, nie muszą tworzyć archiwów, natomiast mają obowiązek założenia składnicy akt, co również opiera się na przepisach stosownej ustawy. Mogą one zlecić prowadzenie składnicy zewnętrznej firmie specjalizującej się w tym zakresie.

Jak archiwizować dokumenty?

Zasady archiwizacji dokumentów wskazują, że podstawą tego procesu jest sklasyfikowanie materiałów do odpowiedniej kategorii. Wyżej opisaliśmy już kategorię A, czyli dokumenty archiwalne przechowywane wieczyście. Jeśli chodzi natomiast o kategorię B, czyli dokumenty, które można zniszczyć po upływie określonego okresu, to dzielą się one na trzy grupy:

– B – z dodatkiem liczby, np. 5, 10 albo 25. Wskazują one na pełne lata kalendarzowe, po których upływie materiały można zniszczyć. Są one liczone od 1 stycznia roku następnego od daty wytworzenia;

– BE – z dołączoną liczbą, np. 10, określają materiały, które po wskazanym czasie (np. 10 lat) należy poddać ekspertyzie przez państwowe archiwum. Instytucja może wówczas zmienić je na materiały archiwalne albo dokonać zmiany kategoryzacji;

– BC – dokumenty o krótkotrwałym znaczeniu praktycznym. Po jej wykorzystaniu materiały są niszczone albo przekazywane na makulaturę.

Po odpowiednim sklasyfikowaniu dokumentację należy posegregować chronologicznie i umieścić w koszulkach w celu zabezpieczenia przed uszkodzeniem. Wydruki z kasy fiskalnej, paragony czy inne dokumenty, które mogą wyblaknąć i stać się nieczytelne, trzeba przed schowaniem zeskanować albo skserować. Następnie materiały można schować do podręcznych segregatorów, teczek czy pudełek, które należy opisać, nakleić etykiety oraz poukładać na półkach, najlepiej alfabetyczne bądź chronologicznie.

Kolejny etap to sporządzenie wykazu uporządkowanych wcześniej dokumentów. Ten system archiwizacji dokumentów pozwoli nie tylko na prawidłowe i zgodne z prawem przechowywanie materiałów, ale także zapewni wygodny dostęp do stosownych akt, umów, formularzy w razie potrzeby. W administracji publicznej stosowany jest jednolity rzeczowy wykaz akt, który reguluje organizację biurowości w danej jednostce. Jeśli chodzi natomiast o prywatne przedsiębiorstwa, to przechowywanie i archiwizacja dokumentów wiąże się zazwyczaj z przygotowaniem spisu akt wedle własnego uznania. Nie ma tu przepisów, które ściśle określają wygląd czy specyfikację takiego wykazu. Sporządzając go, warto natomiast pamiętać o tym, aby był on jak najbardziej czytelny i w związku z tym bezproblemowo służył też nowym pracownikom, np. tym, którzy być może kiedyś przejmą obowiązki obecnego personelu biurowego. W największych przedsiębiorstwach najczęściej stosuje się profesjonalne systemy komputerowe ułatwiające odnalezienie niezbędnych materiałów.

Archiwizacja dokumentów papierowych obejmuje także wymóg tzw. brakowania dokumentów. To procedura służąca wytypowaniu dokumentacji niearchiwalnej (tj. z kategorii B), która zostanie zniszczona po upływie niezbędnego okresu jej przechowywania. Prywatne firmy robią to we własnym zakresie, natomiast instytucje państwowe przeprowadzają ją pod nadzorem państwowej służby archiwalnej.